Gestanim

Logiciel pour agence d'animation commerciale

Une agence d'animation commerciale enchaîne des commandes, des intervenants et des magasins. Gestanim rassemble ces étapes dans un seul logiciel : la commande n'est pas ressaisie au moment d'affecter, de déclarer, de faire signer, de récupérer le compte rendu, puis de facturer.

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Le fonctionnement

De la commande à la facture, sans changer d'outil

Gestanim est le logiciel de gestion d'animation commerciale et de merchandising édité par HPDG. Pour une agence, il sert de dossier unique à l'opération.

Le déroulé ci-dessous reprend des fonctions déjà présentes dans Gestanim, enchaînées dans le même dossier : prise de commande, recrutement, affectation, démarches administratives, opération terrain, compte rendu, facturation et données de paie.

Le détail des missions d'animation est sur la pagelogiciel d'animation commerciale. Celui des passages en magasin est sur la pagegestion du merchandising.

Le cycle d'une mission

Sept étapes, un seul dossier

1
Recevoir la commande
La demande est enregistrée par l'agence, déposée par le client sur son extranet, ou reçue par EDI lorsque le partenaire est connecté : eCOS, HighCo Data, Statigest ou Staci.
2
Recruter dans le vivier
Les candidatures et les intervenants déjà connus sont au même endroit. On retrouve qui est disponible, où, et avec quelles compétences, avant d'engager quelqu'un pour la mission.
3
Affecter le point de vente
L'intervenant est affecté sur le point de vente de la commande. La mission n'est pas recopiée dans un second outil de planning.
4
Traiter l'administratif
Les DPAE partent grâce à l'agrément URSSAF, avec récupération des accusés de réception. Les attestations France Travail s'appuient sur l'homologation de Gestanim. Le contrat se signe en ligne et revient se classer dans le dossier.
5
Lancer l'opération
L'ordre de mission part vers l'intervenant, les documents vers le magasin, les relances vers ceux qui n'ont pas répondu. Courrier Maileva, SMS, email ou extranet : le canal reste lié à la mission.
6
Récupérer le compte rendu
L'intervenant renvoie compte rendu, photos et justificatifs depuis l'extranet, y compris sur son téléphone. Les pièces arrivent sur la bonne mission.
7
Facturer et préparer la paie
Les données de paie se calculent à partir des comptes rendus. La facture client est générée depuis les mêmes données.

Dans l'agence

Chaque métier retrouve ses pièces

Direction et responsable d'agence

La commande, l'opération et la facture se suivent dans Gestanim. La tarification du logiciel s'ajuste à la taille de l'agence. Une offre hébergée évite de tenir un serveur.

Responsable des opérations

Planification, affectation par point de vente, envoi des documents magasin et relances. Le compte rendu revient sur la mission.

Responsable RH

Vivier, contrats, signature électronique, DPAE et attestations. Les données de paie sortent des comptes rendus de mission, sans une seconde saisie des journées.

Responsable merchandising

Passages en magasin, photos et documents remontés du terrain, suivi de la commande par le client sur son extranet.

Un socle commun, des adaptations quand il le faut

Le socle est commun : les agences qui utilisent Gestanim travaillent avec les mêmes fonctions de commande, d'extranet, de déclaration et de facturation. Quand un process vous est propre, HPDG le développe. Vous échangez avec l'éditeur, installé à Meylan.

La tarification suit la taille de la structure. L'hébergement peut être pris en charge. Des partenariats donnent accès à des tarifs négociés sur la géolocalisation, les envois postaux, les fax et la dématérialisation.

Gestanim est utilisé par des agences d'animation commerciale et de merchandising depuis plus de quinze ans. Gesteam, l'autre logiciel HPDG, gère le personnel des domaines skiables.

Références