Gestanim
Logiciel d'animation commerciale
Un logiciel d'animation commerciale sert à tenir des missions en point de vente : qui intervient, dans quel magasin, avec quels documents, et ce qui doit revenir du terrain. Gestanim, édité par HPDG, est conçu pour les agences et les équipes qui enchaînent ces opérations toute l'année.
Le métier
Tenir l'opération du premier brief au dernier document
Gestanim est un logiciel de gestion d'animation commerciale et de merchandising. Sur une opération d'animation, il couvre la commande, le choix et l'affectation des intervenants, les démarches d'embauche, les documents, le compte rendu et la facturation.
Le problème qu'il traite est concret : ces étapes vivent souvent dans des fichiers différents. Une modification de planning se ressaisit alors dans l'ordre de mission, dans le dossier administratif, puis dans la facture. Gestanim garde la mission dans un seul dossier, de la prise de commande au calcul des données de paie.
Le même outil sert lemerchandising en magasinet le fonctionnement d'uneagence d'animation commerciale.
Planifier et gérer les opérations commerciales
La commande est le point de départ. Elle est enregistrée par vos équipes, déposée par le client sur son extranet, ou reçue par EDI quand le partenaire est déjà relié à Gestanim.
À partir de cette commande, les intervenants sont affectés sur chaque point de vente. L'ordre de mission, les documents destinés au magasin et les relances partent depuis le même dossier. Vos équipes pilotent l'opération au lieu de la recopier.
Gérer les animateurs et les intervenants
Le vivier est dans Gestanim : candidatures, qualification, lieu, disponibilité et compétences. On voit qui peut prendre une mission sans rouvrir une liste à part.
L'affectation suit le recrutement. Le contrat se signe en ligne, les déclarations partent depuis le dossier, et l'intervenant retrouve ses documents sur son extranet. Les données de paie viennent ensuite des comptes rendus de ces mêmes missions.
Simplifier les démarches administratives
Chaque mission d'animation peut déclencher une embauche. Gestanim transmet les déclarations préalables à l'embauche grâce à son agrément URSSAF et en récupère les accusés de réception, sans les ressaisir à la main.
La solution est aussi homologuée France Travail pour les attestations. Couplées à l'extranet, ces pièces sont mises à disposition de l'intervenant sur son compte.
Pour joindre un animateur, un magasin ou un client, Gestanim passe par le courrier Maileva de La Poste, le SMS, l'email ou l'extranet. Chaque canal reste rattaché à la mission.
Centraliser les comptes rendus terrain
Une animation ne s'arrête pas quand l'intervenant quitte le magasin. Le compte rendu, les photos et les documents doivent revenir, attachés à la bonne mission, pas dans une boîte mail.
Depuis l'extranet, l'intervenant renvoie ces éléments, y compris depuis son téléphone. Vos équipes retrouvent le dossier complet au moment de contrôler l'opération, de calculer la paie et de facturer.
Donner un espace aux clients
Le commanditaire de l'animation a son extranet. Il y dépose ses demandes et suit l'avancement de ses commandes, sans appeler l'agence pour savoir si la mission est affectée ou si le compte rendu est revenu.
Cet espace ne remplace pas la relation commerciale. Il retire les allers-retours qui consistent seulement à redemander une information déjà dans Gestanim.
Automatiser les documents et les signatures
Les contrats sont envoyés à la signature depuis Gestanim. L'intervenant signe en ligne, sur ordinateur ou sur téléphone. Le document signé revient se classer dans le dossier.
Les ordres de mission et les documents magasin suivent le même principe : ils partent depuis l'opération, au lieu d'être reconstitués à la main pour chaque envoi.
Gérer la facturation
Quand le compte rendu est dans la mission, les données de paie se calculent à partir de lui. La facture client est produite depuis les mêmes informations. La journée d'animation n'est plus comptée une fois pour l'intervenant et une autre fois pour le client.
La tarification de Gestanim s'ajuste à la taille de la structure. HPDG propose aussi une offre hébergée : aucun serveur à administrer, aucune sauvegarde à surveiller de votre côté.
Connecter Gestanim au système d'information
Les prises de commande et la logistique peuvent s'échanger par EDI. C'est déjà en place avec eCOS, HighCo Data, Statigest et Staci. L'opération d'animation n'a pas à être ressaisie lorsqu'elle arrive par l'un de ces canaux.
Le socle est le même pour toutes les structures. Lorsqu'un process vous est propre, HPDG le développe : Gestanim est édité à Meylan, et les demandes se traitent avec les personnes qui font évoluer le logiciel.
Pourquoi Gestanim
Un outil tenu par l'éditeur, sur ce métier-là
- Agrément URSSAF pour les DPAE et homologation France Travail pour les attestations
- Extranets distincts pour les intervenants et pour les clients
- Signature électronique des contrats, classée dans le dossier
- Facturation et données de paie tirées des comptes rendus
- Tarification selon la taille de la structure, hébergement possible
- Échanges EDI avec eCOS, HighCo Data, Statigest et Staci
Références
Des agences qui pilotent leurs animations avec Gestanim
Edelvi
Idal
Sarawak
Prestanim
Animas France
Virage Conseil
MGS
Avant une démonstration
Questions fréquentes
À quoi sert un logiciel d'animation commerciale ?
À organiser des missions en point de vente sans recopier les mêmes informations à chaque étape : commande, choix des intervenants, documents, compte rendu, puis facturation et données de paie. Gestanim est le logiciel qu'HPDG édite pour ce métier.
Gestanim est-il prévu pour une agence ?
Oui. Une agence l'utilise pour enchaîner la commande client, le recrutement, l'affectation, l'administratif, l'opération terrain et la facturation, sans ressaisir la mission entre ces étapes.
Comment sont traitées les déclarations d'embauche ?
Gestanim transmet les déclarations préalables à l'embauche grâce à son agrément URSSAF, et en récupère les accusés de réception. Les attestations France Travail reposent sur une homologation de la solution. Ces pièces peuvent être mises à disposition de l'intervenant sur son extranet.
Les animateurs consultent-ils leurs missions ?
Oui, depuis l'extranet intervenants. Ils y récupèrent les documents de leurs missions et renvoient comptes rendus, photos et justificatifs, rattachés à la bonne mission, y compris depuis un téléphone.
Les clients peuvent-ils suivre leurs opérations ?
Oui. L'extranet clients leur permet de déposer une demande et de suivre l'avancement de leurs commandes, sans passer par un appel à l'agence.
Peut-on faire signer les contrats dans Gestanim ?
Oui. L'intervenant est invité à signer en ligne, depuis un ordinateur ou un téléphone. Gestanim récupère le document signé et le classe.
Gestanim se connecte-t-il à d'autres outils ?
Les prises de commande et la logistique peuvent passer par EDI avec eCOS, HighCo Data, Statigest ou Staci. Lorsqu'une organisation a une contrainte particulière, HPDG peut développer l'adaptation : vous parlez à l'éditeur.
Comment sont produites la paie et la facturation ?
Les données de paie sont calculées à partir des comptes rendus de mission. La facturation client est générée depuis les mêmes données. La tarification du logiciel s'ajuste à la taille de la structure, sur devis. Une offre hébergée est proposée si vous ne souhaitez pas administrer de serveur.
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